Gestión del tiempo

Desde gestionar el tiempo laboral hasta tu día a día

 

¿Te parece que a los otros les cunde mucho más el tiempo?
¿Crees que tu día no tiene 24 horas?
¿Existen los ladrones de tiempo?

 

No te consideres un bicho raro si te sientes identificada con estas preguntas. Existen diversos contextos en los que  organizarnos el tiempo dependiendo del ámbito en el que nos encontremos…familia, trabajo, ocio. Aunque las estrategias para gestionarlo se suele aplicar más al ámbito laboral, donde estamos, en muchas ocasiones, sometidos a  altos niveles de presión y trabajo.

Si te paras a pensar,  fuera de este ambiente, también sufres  un estrés más que significativo, una alteración de tu humor y a una sensación de  un tiempo no aprovechado o consumido por otras  tareas “de la vida cotidiana”.

Pero  ¿cómo vamos a gestionarte tu tiempo laboral, si ni siquiera sabemos distribuir nuestro día a día? Este artículo pretende ser una reflexión sobre ello y de si realmente empleamos el tiempo en cosas significantes  y prioritarias para ti.

Malgasté mi tiempo, ahora el tiempo me malgasta a mí.

W. Shakespeare

Algunas veces, nos implicamos en demasiadas tareas al mismo tiempo, y es frecuente que esto se deba a que nos sentimos personalmente responsables de todas las cosas y queremos que todo se haga de manera perfecta. Por supuesto, tener demasiadas cosas que hacer, produce tensión, presión, preocupación y frustración por no conseguir hacerlo todo, y además, hacerlo bien.

Es evidente que de cómo gestionas tu tiempo depende nuestro éxito, tanto en el plano profesional como personal, pero ¿el hacer las tareas en menos tiempo es realmente lo único que nos puede ayudar a gestionarlo mejor? La respuesta claramente es NO.

El objetivo de la gestión del tiempo no es convertir a las personas en robots que realizar una tarea detrás de otra, como si estuviesen programados. La gestión del tiempo pretende que seas capaz de decidir en cada momento lo que quieres hacer, tener el control de lo que tienes pendiente, y sobre todo, aprovechar y disfrutar lo que estás haciendo en cada instante.

Jim Estill ha publicado sus 12 leyes de tiempo para poder gestionarnos mejor:

1.  Tener metas
   No puedes utilizar su tiempo con eficacia si no sabes que es lo que quieres
2. Analizar como utilizas tu tiempo
   Siempre te ayuda saber a que te dedicas. ¿Realmente estas haciendo cosas importantes?
3. Mantener una lista de tareas
   Y mantiene su cabeza vacía;
4. Priorizar su lista de tareas
   Para enfocar en las tareas más significativas;
5. Controlar el retrasar actividades
   Elimina distracciones y no demores las tareas urgentes;
6. Organización
   Una mesa limpia y ambiente ordenado ayuda enfocarte;
7. Delegar
   A la persona más adecuada para la tarea;
8. Trucos de eficacia
   Siempre puedes mejorar tu flujo de trabajo;
9. Saber decir NO
   Utiliza tu lista de prioridades y metas
10.  Enfocar
    Si trabajas concentrado consigues más;
11. Mantiene las pilas cargadas
    Meditación, deporte y comida sana incrementan su eficacia
12. Cuídate
    No siempre puedes estar trabajando. Tu tiempo libre es muy importante para tu trabajo.

Aún guiándonos por estas 12 leyes, ¿seguís teniendo la sensación de que el  tiempo huyera, se acelerara o directamente nos lo robaran? ¿Existen  verdaderamente los ladrones del tiempo?

Estos ‘ladrones’ son factores externos que disminuyen tu productividad, como por ejemplo las llamadas telefónicas, peticiones de terceros, el e-mail, las redes sociales, las reuniones, internet, la televisión, etc. Los ladrones de tiempo realmente roban el tiempo, el recurso más valioso que tienes.

Según Jeroen Sangers , la creencia en los ladrones de tiempo te convierte en una víctima: aunque realmente querías ser eficaz, no lo has conseguido, porque el correo electrónico ha robado tu tiempo. No has podido finalizar el informe, porque las preguntas de tus compañeros han robado tus horas más productivas. Cada día los ladrones de tiempo roban algo de tu tiempo y evitan así que puedas llegar a tu máxima productividad.

¿Realmente es así? ¿Quién está robando tu tiempo? ¿Quién decide qué tiene tu atención? Efectivamente: la única persona que puede robar tu tiempo eres tu, porque solo tú decides a qué quieres dedicar tu tiempo y atención. Los ladrones de tiempo no existen y tu no eres una víctima. Si no has podido finalizar una tarea a la hora, no es porque te han robado tu tiempo; es porque tu has decidido dedicar tu tiempo y atención a otras cosas.

Unos últimos consejos son:

• La gestión de tu tiempo es la gestión de tu propia vida, has de ser dueño de tu destino.
• ¡Que no se te escape la vida! Concéntrate al 100% en la tarea que estés realizando.
• Lo que hacemos con nuestro tiempo es lo que nos hace ser felices, no lo que poseemos o adquirimos. La gente es más importante que las cosas. Cuando se trata de relaciones, pequeñas cosas son grandes cosas.
• Define tus prioridades. Cuanto más claros estén los pequeños objetivos, mayores son las posibilidades del objetivo principal.
• No dejes tareas sin empezar o sin terminar. Actuar pensando en la sensación a corto plazo olvidando tareas a largo plazo es no querer ver lo que se avecina. No siempre podemos exigir que el trabajo sea apasionante, divertido y fácil. Recuerda que sin ganas también se alcanzan metas.
• Compra una agenda. Anota en ella las tareas pendientes por orden de prioridad, y ves tachando conforme vayas haciéndolas.
• Nunca tendrás tiempo para todo, pero si para lo importante. ¿Te has preguntado cuánto tiempo pierdes en trivialidades?
• Cómo pensamos determina nuestra actitud hacia una situación. ¡Aprende a pensar distinto!
• Fija un horario. Ponte un límite de tiempo a cada actividad, y si la tarea es complicada, divídela en tareas sencillas. Prémiate cuando logres cumplir tus objetivos: saliendo con los amigos, yendo al cine…
• Planificar lo que haces con tu tiempo significa ahorrar tiempo, y te dará mayor control sobre tus actividades.
• Empezar por asuntos sencillos, de fácil éxito, que creen actitud mental positiva: el éxito lleva al éxito.
• Delega y aprende a decir “no”… con mucho cuidado y explicando siempre por qué no podemos hacer algo.
• Aprender vocabulario para decir que se acaba el tiempo: “sólo dispongo de…”, “tengo que hacer tal cosa a las…”, etc.
• Crea un ambiente sin distracciones.“¿Sabes el tiempo que invierten las personas desordenadas en aclararse en su caos diario?
• No quieras ser perfecto. Permítete errar y aprende del error. La perfección no existe y además, genera inseguridad y frustración.
• Recuerda que tú eres la persona más importante, date tiempo para consentirte y renovar energías.
• Y ante todo, disfruta del caos… en la medida en que sea posible con sentido del humor.

 

 

Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches.

Benjamín Franklin

Sólo le falta tiempo a quien no sabe aprovecharlo.

G.M. Jovellanos